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Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzinformation für Bewerber nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung 
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie transparent darüber, wie und welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens erheben, verarbeiten und speichern. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Rechte Ihnen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen und wie Sie diese geltend machen können.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens
Verantwortliche Stellen

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahren ist jeweils die NEXRAIL ManCo Sàrl mit Sitz in Boulevard Prince Henri 11 A, 1724 Luxembourg

gemeinsam mit der Gesellschaft (juristische Person), auf deren Stelle Sie sich bewerben.
Ihre Bewerbung bezieht sich auf die explizit bezeichnete Stelle in der Ausschreibung bei einer der oben genannten Gesellschaften. Für Bewerbungen auf eine offene Stelle direkt bei der NEXRAIL ManCo Sàrl ist diese selbst verantwortliche Stelle. Die Kontaktdaten finden Sie unterhalb.
Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit arbeitet die NEXRAIL ManCo Sàrl mit anderen Unternehmen aus dem Unternehmensverbund zusammen, wobei gemeinsam festgelegt wird, wie und warum personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Verantwortlich für die im Zusammenhang mit der Begründung eines Arbeitsverhältnisses (Bewerbungsverfahren) findet die Datenverarbeitung gemeinsam zwischen dem NEXRAIL ManCo Sàrl mit folgenden Unternehmen statt:
a) Nexrail Manco BV, Weena 690, Rotterdam
b) LocMaint GmbH, Im Defdahl 10c , 44141 Dortmund

Kontaktdaten: careers@nexrail.lease oder personal@locmaint.eu 

Da die NEXRAIL ManCo Sàrl und die zuvor genannten Gesellschaften unter a. bis. b. jeweils verantwortliche Stelle(n) für den Prozess darstellen und diesen gemeinsam durchführen, sind sie gemeinsam für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich (Art. 26 DSGVO).
Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit haben die genannten Gesellschaften vereinbart, wer welche Pflichten nach der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Erfüllung der Rechte der betroffenen Personen und der Informationspflichten gemäß den Art. 13 und 14 DSGVO. Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, erfüllen die Parteien die datenschutzrechtlichen Pflichtenentsprechend ihrer jeweiligen Zuständigkeiten für die einzelnen Prozessabschnitte wie folgt:

Prozessabschnitt der Datenverarbeitung/ PflichtErfüllung der Pflichten durch
Festlegung der Zwecke und Mittelalle
Informationspflichten gemäß den Art. 13, 14 i.V.m. Art. 26 Abs. 2 Satz 2 DSGVONEXRAIL ManCo Sàrl
Erhebung, Speicherung, Übermittlung, Nutzung, Änderung, Sperrung, Löschungalle
Erfüllen der Betroffenenrechte (Art. 15 bis 21 DSGVO)alle
Festlegung der technisch-organisatorischen Maßnahmen nach Art. 24, 25 und 32 DSGVOalle
Beauftragung von Auftragsverarbeitern nach Art. 28 DSGVOalle 
Vornahme der Meldung von Datenschutzvorfällen nach Art. 33 f. DSGVOalle
Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzung, soweit erforderlich (Art. 35 f. DSGVO)alle
Datenschutzrechte können bei allen Gesellschaften geltend gemacht werden.

Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
Die Bereitstellung von IT-Systemen und Softwareanwendungen erfolgt regelmäßig zentral durch die NEXRAIL ManCo Sàrl. Hier wird intern vertraglich geregelt, dass eine Datenverarbeitung nur zur Bereitstellung erfolgen darf.

Betreiben der Recruiting-Website
Diese Recruiting-Website wird durch eine Lösung der Personio SE & Co. KG betrieben, die eine Softwarelösung für Personal- und Bewerbermanagement anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden mit TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Die Rolle von Personio beschränkt sich auf den Betrieb der Software und dieser Recruiting-Website und ist in diesem Zusammenhang ein Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung durch Personio erfolgt in diesem Fall auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags zwischen dem Verantwortlichen und Personio. Darüber hinaus verarbeitet Personio SE & Co. KG weitere Daten, darunter auch personenbezogene Daten, zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere zum Betrieb dieser Recruiting-Website. 

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)
Bei jedem Zugriff auf diese Recruiting-Website werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erhoben. Diese Daten sind in der Regel pseudonymisiert und lassen somit keine Rückschlüsse auf die Identität einer Person zu. Ohne diese Daten wäre es in einigen Fällen technisch unmöglich, die Inhalte der Software bereitzustellen oder anzuzeigen. Darüber hinaus ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsgründen, insbesondere für die Zugriffs-, Eingabe-, Übermittlungs- und Speicherkontrolle, zwingend erforderlich. Außerdem können diese anonymisierten Informationen für statistische Zwecke und zur Optimierung der Dienste und der Technologie verwendet werden. Darüber hinaus können die Protokolldateien bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich überprüft und analysiert werden. Rechtsgrundlage hierfür ist § 25 Abs. 2 Satz 2 TDDDG (für Deutschland) bzw. unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Im Allgemeinen werden Daten wie der Domainname der Website, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software erfasst. Der Umfang dieses Protokollierungsprozesses geht nicht über den üblichen Protokollierungsumfang anderer Websites im Internet hinaus. Diese Zugriffsprotokolle werden für einen Zeitraum von bis zu 7 Tagen gespeichert. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle
Sogenannte Fehlerprotokolle werden zum Zweck der Fehlererkennung und -behebung erstellt. Dies ist unbedingt erforderlich, um bei möglichen Problemen mit der Darstellung und Umsetzung von Inhalten schnellstmöglich reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel pseudonymisiert und lassen somit keine Rückschlüsse auf die Identität einer Person zu. Rechtsgrundlage hierfür ist § 25 Abs. 2 Satz 2 TDDDG (für Deutschland) bzw. unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Website, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel zum Zeitpunkt des Auftretens der jeweiligen Fehlermeldung und/oder Spezifikation erhoben. Diese Fehlerprotokolle werden für einen Zeitraum von bis zu 7 Tagen gespeichert. Ein Widerspruchsrecht besteht hier nicht.

Verwendung von Cookies
Auf Teilen dieser Recruiting-Website werden sogenannte Cookies verwendet. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf dem Gerät, mit dem Sie diese Recruiting-Website aufrufen, gespeichert werden. Cookies dienen grundsätzlich dazu, den Zugriff auf eine Website sicherzustellen („absolut notwendig“), bestimmte Funktionen wie die Spracheinstellung („funktional“) zu realisieren, die Benutzerfreundlichkeit oder die Leistung der Website zu verbessern („Leistung“) oder gezielte Werbung zu platzieren („Marketing“).
Auf dieser Karriereseite verwenden wir grundsätzlich nur Cookies, die absolut notwendig, funktional oder leistungsbezogen sind, insbesondere zur Umsetzung bestimmter Voreinstellungen wie der Sprache, zur Identifizierung des Stellenanzeigenkanals oder zur Analyse der Leistung einer Stellenanzeige, über die ein Nutzer auf diese Karriereseite gelangt ist. Die Verwendung von Cookies ist für die Bereitstellung unserer Dienste und damit für die Erfüllung des Vertrags unbedingt erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 b) der DSGVO). Speicherdauer: bis zu 1 Monat oder bis zum Ende der Browsersitzung
Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browsereinstellungen festlegen, ob Sie die Verwendung von Cookies zulassen oder ablehnen. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung von Cookies zu eingeschränkten oder vollständig blockierten Funktionen dieser Karriereseite führen kann.

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage im Rahmen der Bewerbung
Zur Entgegennahme und Verwaltung der Bewerbung und somit zum Zweck der (möglichen) Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses können Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen per Onlineformular übermitteln.
Im Rahmen des Bewerbungsverfahren erheben wir nur jene Daten von Ihnen, die zur Begründung des Arbeitsverhältnisses mit uns erforderlich sind. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Für Deutschland gilt zusätzlich § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz als Rechtsgrundlage.
Ihre personenbezogenen Daten werden im Falle einer erfolgreichen Bewerbung für die Dauer Ihres Beschäftigtenverhältnisses gespeichert. Darüber hinaus werden nach dessen Beendigung Ihre steuerlich relevanten Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert. Im Falle einer erfolglosen Bewerbung werden Ihre personenbezogenen Daten 7 Monate nach der Absage gelöscht.

Wer erhält Ihre Daten?
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:
  • von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO), Dienstleister für unterstützende Tätigkeiten und weitere Verantwortliche im Sinne der DSGVO, insbesondere in den Bereichen IT-Dienstleistungen Unterstützung/Wartung von IT-Anwendungen.
Konkret wird der Auftragsverarbeiter Personio SE & Co KG mit Sitz in Seidlstraße 3, 80335 München (Deutschland) für die Bereitstellung der Bewerbermanagementsoftware eingesetzt. Mit diesem besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Maßgabe des Art. 28 DSGVO. Die Personio SE & Co KG setzt ihrerseits weitere Subauftragnehmer ein.

Einsatz automatisierter Entscheidungsfindung im Einzelfall
Von uns werden keine automatisierten Entscheidungsverfahren inkl. Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO durchgeführt. 

Ihre Datenschutzrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Grundsätzlich besteht nach Artikel 21 DSGVO bei Datenverarbeitungen auf Basis des berechtigten Interesses das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns. Dieses Widerspruchsrecht gilt allerdings nur bei Vorliegen besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können. Falls Sie eines dieser Rechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen
Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit uns erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, mit Ihnen einen Arbeitsvertrag zu schließen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

Kontaktdaten zu den zuständigen Datenschutzbehörden:

Luxemburg
Nationale Kommission für den Datenschutz
15, Boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux
Tél. : (+352) 26 10 60 -1
Homepage: https://cnpd.public.lu/de.html 

Niederlande
Autoriteit Persoonsgegevens
PO Box 93374
2509 AJ DEN HAAG
Telefon: + 31-70-88 88 500
E-Mail: internationaal@autoriteitpersoonsgegevens.nl
Homepage: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Deutschland: Nordrhein-Westfalen
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Homepage: https://www.ldi.nrw.de

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.